Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính là:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn sử dụng của các bản sao được chứng thực từ bản chính. Do đó, các bản sao được chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trên thực tế các giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền cấp sẽ có 02 loại thời hạn là sử dụng hữu hạn trong một khoảng thời gian hoặc vô hạn. Vì vây, bản sao được chứng thực từ bản chính từ các loại giấy tờ này cũng có thể được chia thành hai loại như sau:
· Các loại bản sao có thời hạn sử dụng vô hạn
Đối với các loại giấy tờ có thời hạn sử dụng vô hạn, chỉ khi bị thu hồi hoặc hủy bỏ thì hiệu lực của giấy tờ này mới chấm dứt. Từ đó có thể thấy, các bản sao được chứng thực từ bản chính có nguồn gốc từ các loại giấy tờ này sẽ có giá trị sử dụng vô hạn song song với bản chính nếu không bị thu hồi hay hủy bỏ. Các loại giấy tờ trên có thể kể đến như bằng cử nhân, bảng điểm, giấy phép lái xe các hạng A1, A2, A3,...
· Các loại bản sao có thời gian sử dụng hữu hạn
Các loại giấy tờ có thời gian sử dụng hữu hạn khi được cấp sẽ được quy định thời hạn sử dụng và trong khoảng thời gian có hiệu lực của các loại giấy tờ trên thì bản sao được chứng thực từ bản chính sẽ có hiệu lực trong khoảng thời hạn đó. Đối với các loại giấy tờ này có thể kể đến như: Chứng minh nhân dân có thời hạn sử dụng trong 15 năm, Căn cước công dân có thời hạn sử dụng quy định theo độ tuổi khi được cấp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp,... Tuy nhiên, đối với các loại giấy tờ có thể có sự thay đổi như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,... các cơ quan khi tiếp nhận hồ sơ thường yêu cầu nộp các bản sao đã được chứng thực từ 03 đến 06 tháng. Việc này giúp đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các loại giấy tờ trên.
Như vậy, pháp luật hiện nay không quy định về thời hạn sử dụng của các bản sao được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu các bản sao có thời hạn sử dụng đến khi bản chính không còn giá trị pháp lý.