1. Chứng thực điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. Nếu như thông thường, người dân, doanh nghiệp vẫn sử dụng bản sao y chứng thực loại bản giấy thì giờ đây sẽ được hiển thị trên dạng bản điện tử.
Khi triển khai dịch vụ chứng thực điện tử, câu hỏi đặt ra là bản chứng thực điện tử có giá trị pháp lý như bản sao chứng thực thông thường hay không? Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành. Như vậy, bản sao điện tử được chứng thực sẽ có giá trị pháp lý như bản sao thông thường thể hiện dưới dạng văn bản giấy.
2. Quy trình thực hiện thủ tục chứng thực điện tử
Để thực hiện thủ tục chứng thực điện tử, các bước được tiến hành như sau:
Bước 1: Truy cập vào website
- Người dân, doanh nghiệp truy cập vào website Cổng dịch vụ công quốc gia theo đường link: https://dichvucong.gov.vn/ với giao diện như sau:
- Tại đây, thực hiện đăng nhập tài khoản hoặc thực hiện thao tác đăng ký để tạo tài khoản trên Cổng thông tin dịch vụ quốc gia.
Bước 2: Lựa chọn dịch vụ
- Trên thanh công cụ của website, di chuyển chuột chọn mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”.
- Sau khi đã chọn, màn hình sẽ xuất hiện nhiều dịch vụ, tiếp tục chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”.
Bước 3: Cập nhật thông tin và đặt lịch hẹn
- Ở bước này sẽ hướng dẫn người dân/doanh nghiệp cung cấp thông tin, yêu cầu cần chứng thực, loại giấy tờ có liên quan phục vụ quá trình thực hiện thủ tục.
- Tiếp theo, người dân/doanh nghiệp lựa chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực tùy vào khu vực địa lý để thuận tiện cho việc di chuyển. Hiện tại chỉ có UBND cấp xã/phường và Phòng Tư pháp là hai cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục.
- Sau khi hoàn thành cung cấp thông tin, người dân/doanh nghiệp tiến hành chọn thời gian đặt lịch hẹn để thực hiện cung cấp hồ sơ trực tiếp.
Bước 4: Cung cấp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền
- Theo lịch đã hẹn, người dân đến cơ quan đã chọn ở bước 3 để cung cấp bản chính hợp lệ. Sau khi kiểm tra, và tiến hành chứng thực hồ sơ.
- Cán bộ tư pháp sẽ nhập lời chứng, ký số, đóng dấu theo thẩm quyền và tiến hành trả hồ sơ cho người dân, doanh nghiệp.
Bước 5: Nhận kết quả chứng thực điện tử
- Sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của người dân/doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua email được cung cấp.
- Người dân/ Doanh nghiệp tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.