Với thủ tục công chứng, về nguyên tắc, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên. Như vậy, khi công chứng hợp đồng, giao dịch có phải bắt buộc có mặt của tất cả các bên tham gia ký kết hợp đồng? Mỗi lần ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác người có thẩm quyền của doanh nghiệp đều phải ra VPCC/PCC để công chứng hợp đồng?
Về vấn đề này, để tạo thuận lợi cho các tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch cần công chứng, chứng thực, Luật Công chứng 2014 đã có quy định về việc “đăng ký chữ ký mẫu”. Cụ thể, Khoản 1, Điều 48 Luật Công chứng 2014 quy định
“ Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
…”
Theo quy định này, việc đăng ký chữ ký mẫu chỉ áp dụng cho hai đối tượng (1) Các tổ chức tín dụng, (2) Doanh nghiệp, cá nhân sẽ không thuộc đối tượng được đăng ký chữ ký mẫu.
Pháp luật không quy định cụ thể thủ tục đăng ký chữ ký mẫu. Trên thực tế, mỗi VPCC/PCC đều ban hành quy trình để đăng ký chữ ký mẫu. Các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch cần công chứng sẽ được hướng dẫn thủ tục đăng ký chữ ký mẫu theo từng VPCC/PCC nơi họ yêu cầu công chứng.
Với quy định như trên, sẽ tạo thuận lợi cho các tổ chức tín dụng, các doanh nghiệp khi người có thẩm quyền có thể đăng ký chữ ký mẫu tại VPCC/PCC và ký trước hợp đồng, giao dịch. Bộ phận hỗ trợ sẽ thực hiện phần việc còn lại là đưa hợp đồng, giao dịch ra VPCC/PCC để khách hàng, đối tác ký tên. Trường hợp một hợp đồng, giao dịch được ký bởi các bên đã đăng ký chữ ký mẫu tại cùng một VPCC/PCC thì chỉ cần đưa hợp đồng đã ký tới VPCC/PCC để thực hiện công chứng. Đối với trường hợp chữ ký mẫu của mỗi bên được đăng ký tại các VPCC/PCC khác nhau, thì tùy vào quy trình của từng VPCC/PCC để được hướng dẫn thực hiện.
Vấn đề đặt ra là Chứ ký mẫu được đăng ký để ký kết các hợp đồng, giao dịch với tư cách là đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp có thể được sử dụng cho các giao dịch cá nhân hay không? Luật Công chứng 2014 không có quy định, và trên thực tế sẽ theo hướng dẫn thủ tục của mỗi VPCC/PCC.
Hỗ trợ thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch cho doanh nghiệp tại đây https://congchungtructuyen.vn/
Tải App ngay
Tải App IOS
Tải App Android
Hotline: 0903 993 808
Email: hotro@congchungtructuyen.vn
website: congchungtructuyen.vn