Việc đi công chứng tại các phòng công chứng nhà nước tốn khá nhiều thời gian và công sức cho người yêu cầu công chứng. Để giải quyết được vấn đề này, hiện nay có nhiều văn phòng công chứng được thành lập cung cấp dịch vụ công chứng nhanh, công chứng tại nhà. Mang lại nhiều tiện ích cho nhiều người bận rộn. Vậy điều kiện và thủ tục mở văn phòng công chứng như thế nào? Dưới đây bài viết sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về vấn đề này:
1. Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng
1.1. Về loại hình doanh nghiệp
Theo Khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì Văn phòng công chứng được thành lập dưới loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.
Như vậy, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng. Các thành viên thành lập văn phòng công chứng sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ đối với các hạng mục liên quan đến lĩnh vực hoạt động.
1.2. Về người đại diện theo pháp luật
Theo Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Tiêu chuẩn Công chứng viên được quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014 như sau:
Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
- Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
1.3. Về tên gọi
Theo Khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
1.4. Về trụ sở
Theo Khoản 1 Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP bổ sung chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014 thì trụ sở của Văn phòng công chứng phải đáp ưng được các điều kiện sau: có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
1.5. Về con dấu và tài sản
Theo Khoản 4, 5 Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì:
- Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
2. Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng
2.1. Hồ sơ thành lập
Theo Điều 23 Luật Công chứng 2014 thì các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:
- Đơn đề nghị thành lập
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
2.2. Nơi nộp hồ sơ
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
2.3.Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
2.4. Đăng ký hoạt động
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:
- Tên gọi của Văn phòng công chứng
- Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng
- Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng
- Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng
- Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động
- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.