1. Về hoạt động chứng chứng thực ở nước ngoài
Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc:
“a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài”
Theo đó, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký “chứng thực và đóng dấu của cơ quan Đại diện”.
2. Về hoạt động công chứng ở nước ngoài
Khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng năm 2014 quy định Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.
Như vậy, các loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam sẽ không thuộc phạm vi công chứng của các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài. Bởi theo quy định tại Điều 42, Luật Công chứng 2014, đã nêu rõ về phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là:
“chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản”
Ngoài ra, pháp luật cũng quy định về điều kiện viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao khi thực hiện công chứng phải có “Bằng cử nhân Luật hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ Công chứng” (Khoản 2, Điều 78, Luật Công chứng 2014). Quyền và nghĩa vụ của viên chức ngoại giao thực hiện công chứng cũng tuân theo quy định tại khoản 1 và 2, Điều 17, Luật Công chứng 2014.
3. Hồ sơ yêu cầu Công chứng.
Theo khoản 1, Điều 40, Luật Công chứng 2014, thì Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:
“a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.”