1. Hình thức Hành nghề
Khoản 1, Điều 34, Luật Công chứng 2014, quy định hình thức hành nghề của Công chứng viên bao gồm:
- Công chứng viên của các Phòng công chứng;
- Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;
- Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng.
Theo đó, những Công chứng viên của các Phòng công chứng thì quy chế tuyển dụng, quản lý, sử dụng Công chứng viên sẽ tuân theo quy định pháp luật về viên chức (Khoản 2, Điều 34, Luật Công chứng 2014).
Còn đối với những Công chứng viên làm việc theo chế độ Hợp đồng lao động tại Văn phòng Công chứng, sẽ áp dụng theo quy định của Luật Công chứng 2014 và pháp luật về lao động (Khoản 2, Điều 34, LCC 2014).
2. Đăng ký hành nghề
Điều 35, Luật Công chứng 2014 quy định về đăng ký hành nghề như sau:
1. Tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chức mình tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.
Văn phòng công chứng đăng ký hành nghề cho công chứng viên của mình khi thực hiện đăng ký hoạt động hoặc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng quy định tại Điều 23 và Điều 24 của Luật này.
Phòng công chứng đăng ký hành nghề cho công chứng viên của mình sau khi có quyết định thành lập Phòng công chứng hoặc khi bổ sung công chứng viên.
2. Sở Tư pháp thực hiện đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
3. Khi công chứng viên không còn làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm thông báo cho Sở Tư pháp để xóa đăng ký hành nghề của công chứng viên. Công chứng viên không được ký văn bản công chứng kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng.
Ngoài việc đăng ký hành nghề, thì Thẻ Công chứng viên là căn cứ chứng minh tư cách hành nghề công chứng của công chứng viên. Công chứng viên phải mang theo Thẻ công chứng viên khi hành nghề công chứng.
3. Hồ sơ Đăng ký hành nghề Công chứng và Cấp thẻ Công chứng viên
Điều 4, Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định việc Hồ sơ đăng ký hành nghề công chứng và cấp thẻ cho Công chứng viên, bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-06);
- Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu);
- 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ);
- Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương (trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên thì nộp giấy tờ chứng minh là hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam);
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động;
- Quyết định thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành nghề đấu giá, quyết định miễn nhiệm Thừa phát lại, giấy tờ chứng minh đã chấm dứt công việc thường xuyên khác; giấy tờ chứng minh đã được Sở Tư pháp xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức hành nghề công chứng trước đó hoặc văn bản cam kết chưa đăng ký hành nghề công chứng kể từ khi được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên.
4. Thời hạn giải quyết Hồ sơ Đăng ký hành nghề Công chứng
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định, Sở Tư pháp gửi quyết định cho người được đăng ký hành nghề và tổ chức hành nghề công chứng đã nộp hồ sơ đề nghị đăng ký hành nghề, đồng thời đăng tải trên phần mềm quản lý công chứng của Bộ Tư pháp và Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp thông tin về họ, tên của công chứng viên, số và ngày cấp Thẻ công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên hành nghề.
Phôi Thẻ công chứng viên do Bộ Tư pháp phát hành.