Trước đây, vấn đề liệu sơ yếu lý lịch cần được công chứng nội dung hay chứng thực chữ ký luôn gây ra nhiều tranh cãi bởi pháp luật Việt Nam chưa có bất kỳ quy định nào điều chỉnh cụ thể vấn đề này. Tuy nhiên, sau khi Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP vào ngày 03 tháng 03 năm 2020, có hiệu lực từ ngày 20 tháng 4 năm 2020 thì vấn đề này đã được thống nhất. Chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến vấn đề này sau đây:
1. Sơ yếu lý lịch là gì?
Sơ yếu lý lịch hay còn gọi là hồ sơ lý lịch tự thuật được hiểu là bản mô tả khái quát các thông tin liên quan đến bản thân, bao gồm thông tin cá nhân và thông tin thân nhân trong gia đình (bố, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em, con cái…). Sơ yếu lý lịch là một trong những giấy tờ quan trọng, thường được sử dụng khi đi xin việc hoặc làm các công việc hành chính liên quan.
Hiện nay, không có quy định nào có yêu cầu về việc các cá nhân bắt buộc phải công chứng hay chứng thực khi xin xác nhận sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, trong hầu hết các mẫu sơ yếu lý lịch đều có phần xác nhận của cơ quan đang làm việc hoặc tại địa phương nơi đăng ký hộ khẩu. Mục đích của việc xác nhận này nhằm đảm bảo cho các thông tin được khai trong sơ yếu lý lịch là hoàn toàn đúng sự thật.
2. Sơ yếu lý lịch cần công chứng hay chứng thực?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định: công chứng là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Khác với công chứng, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính xác thực về mặt hình thức của các giao dịch dân sự, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp cho các bên tham gia giao dịch. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính; Chứng thực chữ ký; Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Căn cứ vào khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực chữ ký được áp dụng với trường hợp chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.
Ngoài ra, tại Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định:
“Điều 15. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân
1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.”
Trong đó, chứng thực chữ ký là việc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong văn bản, giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. (theo Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
Như vậy, các quy định về chứng thực chữ ký được áp dụng để chứng thực chữ ký trên bản khai cá nhân nhưng người thực hiện chứng thực không được ghi bất kỳ ý kiến hay nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân mà chỉ ghi lời chứng chứng thực theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Không chỉ vậy, tại Công văn 1520/HTQTCT-CT, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực giấy tờ đã khẳng định rằng: “Trong thời gian mà chưa được ban hành Luật Chứng thực, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực giấy tờ đề nghị các Sở Tư pháp chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người khai Sơ yếu lý lịch. Và người khai sẽ phải tự chịu trách nhiệm về những nội dung đã khai trong bản lý lịch”.
Ngoài ra, sau khi đã ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan này đã ban hành Công văn số 873/HTQTCTCT quán triệt thực hiện chứng thực Sơ yếu lý lịch với quy định rằng: Ủy ban nhân dân thành phố, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện và các phòng / ban công chứng chỉ chứng thực chữ ký trên Sơ yếu lý lịch theo quy định tại các Mục 3, Điều 23 đến Điều 26 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Từ những quy định được nêu trên đã khẳng định rằng sơ yếu lý lịch có thể được phép chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký chứ không được công chứng. Khi đó, người chứng thực chỉ chứng thực chữ ký của người yêu cầu chứng thực mà không xác nhận về mặt nội dung. Vì vậy, người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung đã khai trong sơ yếu lý lịch.