1. Một số bất cập của hoạt động công chứng truyền thống ở Việt Nam hiện nay
Thứ nhất, quy trình công chứng còn chưa tinh gọn, cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng phải dành nhiều thời gian để chờ đợi, đặc biệt là ở các thành phố lớn hoặc các địa phương phát triển về kinh doanh bất động sản; việc tiếp nhận yêu cầu công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trở nên quá tải
Thứ hai, Công chứng viên còn bị hạn chế trong việc tiếp cận tất cả các thông tin, dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng, dẫn đến sai sót trong quá trình xác thực thông tin liên quan đến giao dịch.
Thứ ba, quy định về “cơ sở dữ liệu công chứng” ở góc độ khá hẹp: Cơ sở dữ liệu công chứng gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng. Thực tế, hoạt động công chứng yêu cầu cơ sở dữ liệu phải chứa đựng cả các thông tin quan trọng khác, điển hình như thông tin về cá nhân, pháp nhân tham gia giao dịch. Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành quy định cơ quan xây dựng dữ liệu là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; dẫn tới mỗi tỉnh, thành phố ban hành quy chế khác nhau và xảy ra tình trạng thiếu công bằng trong tiếp cận thông tin phục vụ chuyên môn của Công chứng viên.
Thứ tư, hệ thống lưu trữ hồ sơ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng còn thủ công với số lượng hồ sơ lớn, tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất lạc, cháy nổ, mối mọt tài liệu, mất thời gian để truy xuất khi cần thiết; chưa có sự đồng bộ, phối hợp giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc do mỗi tỉnh, thành phố lựa chọn một nền tảng công nghệ khác nhau, tiêu chuẩn thiết kế, chức năng, nhiệm vụ của cơ sở dữ liệu cũng khác nhau, không liên thông được với nhau.
2. Đề xuất xây dựng khung pháp lý về Công chứng điện tử ở Việt Nam
Hiện nay, Công chứng điện tử đang dần phủ sóng ở nhiều quốc gia, có thể kể đến là Hoa Kỳ, Nhật Bản, một số quốc gia tại Liên minh Châu Âu… Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng đó, với kì vọng Công chứng điện tử sẽ vừa kế thừa những thành tựu của Công chứng điện tử thế giới, vừa linh hoạt nhằm phù hợp với tình hình kinh tế - pháp lý - xã hội trong nước và khắc phục những bất cập của công chứng truyền thống. Vì vậy, đề xuất xây dựng khung pháp lý về Công chứng điện tử ở Việt Nam với một số nội dung sau:
Thứ nhất, cần công nhận giá trị pháp lý của Công chứng điện tử. Xu hướng mới của thế giới, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại và thủ tục hành chính là sử dụng văn bản, dữ liệu pháp lý dưới dạng số, mà không còn là văn bản giấy. Cơ sở của việc công nhận giá trị pháp lý của Công chứng điện tử ở nước ta là pháp luật hiện hành có quy định và chấp nhận cách thức sử dụng các loại văn bản điện tử. Việc ghi nhận giá trị pháp lý của Công chứng điện tử vừa nằm trong xu thế chung của ngành tư pháp quốc tế, vừa tạo cơ hội mở rộng giao thương, kết nối thủ tục hành chính hai chiều giữa trong nước với nước ngoài. Điều này mở ra khả năng công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng hoặc tài liệu, giấy tờ được chứng thực giữa các quốc gia khác nhau mà không cần thông qua hợp pháp hóa lãnh sự.
Thứ hai, cần quy định cụ thể trình tự Công chứng điện tử. Khác với công chứng truyền thống, Công chứng điện tử hoạt động trên môi trường số, tất yếu sẽ có những điểm khác biệt. Để đảm bảo yêu cầu của hoạt động công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, quy trình Công chứng điện tử cần được quy định rõ ràng về: Có thể tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng từ xa không; phần mềm nào tạo các cuộc họp giữa Công chứng viên và các bên yêu cầu công chứng; việc xác minh các đối tượng liên quan đến giao dịch tiến hành như thế nào; tạo lập, mã hóa và lưu trữ văn bản Công chứng điện tử bằng công cụ nào; có thể áp dụng nhiều hơn một hình thức công chứng cho một giao dịch không, nếu có thì phải tiến hành như thế nào khi mỗi bên yêu cầu một hình thức công chứng khác nhau; thời hạn công chứng là bao lâu?…
Mô hình Công chứng điện tử của Hoa Kỳ gồm 05 bước:
(1) Người yêu cầu gửi yêu cầu, hồ sơ, các thông tin liên quan đến giao dịch cần công chứng và đặt lịch Công chứng điện tử;
(2) Tiếp nhận Công chứng điện tử, phân công Công chứng viên thực hiện công chứng;
(3) Tiến hành Công chứng điện tử qua các phiên họp. Tại phiên họp, Công chứng viên áp dụng các công cụ xác minh danh tính và sử dụng quyền tiếp cận, khai thác kho dữ liệu nhằm đối chiếu, xác minh tính xác thực của dữ liệu các bên cung cấp với kho dữ liệu gốc;
(4) Thực hiện sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc chấm dứt giao dịch (nếu có);
(5) Trả tài liệu đã được công chứng cho người yêu cầu và lưu trữ hồ sơ trên hệ thống lưu trữ.
Thứ ba, cần bổ sung tiêu chuẩn Công chứng viên hoạt động Công chứng điện tử. Chủ thể trung tâm thực hiện và chịu trách nhiệm chính trong hoạt động Công chứng điện tử là Công chứng viên, nên cần đặt ra vấn đề về năng lực chủ thể của Công chứng viên trong hình thức công chứng mới này.
Thứ tư, cần quy định về cơ sở dữ liệu công chứng và hệ thống lưu trữ công chứng thống nhất trên toàn quốc sao cho các cơ sở dữ liệu tương thích, liên thông với nhau. Cách hiểu về cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định hiện hành còn khá hẹp. Theo tác giả, cơ sở dữ liệu công chứng là tổng hợp của 03 nhóm cơ sở dữ liệu: (i) Về chủ thể tham gia giao dịch; (ii) Về thông tin và tình trạng của tài sản là đối tượng giao dịch; (iii) Về lưu trữ tài liệu công chứng cấp quốc gia. Theo đó, thay vì Ủy ban nhân dân mỗi tỉnh tự xây dựng cơ sở dữ liệu riêng và ban hành quy chế sử dụng thì cần giao cho cơ quan nhà nước cấp trung ương tạo lập, quản lý và ban hành quy chế sử dụng thống nhất trên cả nước. Điều này nhằm tạo sự công bằng trong tiếp cận thông tin, cũng như giảm thiểu các chi phí trong quá trình xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu.
Thứ năm, cần quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của chủ thể tạo lập, quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu như: Thẩm quyền và thời hạn nhập, khai thác, sửa đổi, bổ sung, truy xuất dữ liệu; trách nhiệm pháp lý phát sinh khi xảy ra vi phạm trong việc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng...; mở rộng đối tượng được phép truy cập, khai thác cơ sở dữ liệu, không chỉ giữa các cơ quan nhà nước mà cần có các tổ chức hành nghề công chứng.